U poslovanju je od presudne važnosti osigurati da sve knjigovodstvene isprave, uključujući račune, budu istinite i vjerodostojne. To podrazumijeva da svaka isprava točno odražava stvarni poslovni događaj, što je temelj za pravilno vođenje poslovnih knjiga i izbjegavanje zakonskih sankcija.
Prema zauzetom stajalištu viših sudova, i prema Zakonu o računovodstvu svaki poduzetnik mora voditi računovodstvo na način da je trećim osobama u svakom trenutku uočljiv svaki poslovni događaj (vjerodostojna knjigovodstvena dokumentacija). Zakon o računovodstvu propisuje i da se poslovni događaji u poslovnim knjigama knjiže na temelju vjerodostojne dokumentacije kojima se dokazuje da je poslovni događaj nastao.
Odredbama Općeg poreznog zakona („Narodne novine“ broj 147/08, 18/11, 78/12, 136/12, 73/13 i 26/15) propisane su odredbe vezano za odnos poreznih obveznika i poreznih tijela koja primjenjuju propise o porezima i drugim javnim davanjima.
Člankom 54 OPZ-a propisano je da su porezni obveznici dužni izdavati račune te voditi poslovne knjige i evidencije radi oporezivanja prema propisima kojima se uređuje pojedina vrsta poreza.
Člankom 55. OPZ-a propisano je da se knjigovodstvo mora voditi u skladu s propisima i na način da stručna treća osoba može u primjerenom roku steći pregled nad poslovanjem poduzetnika te nastankom, razvojem i okončanjem poslovnih događaja.
Člankom 56. st.2. OPZ-a propisano je da se bilježenje podataka u poslovne knjige mora temeljiti na urednim i vjerodostojnim knjigovodstvenim ispravama, a st. 3. istog članka propisano je da se smatra da je isprava za knjiženje uredna kad se iz nje nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja i njezin materijalni sadržaj, što znači narav, vrijednost i vrijeme nastanka poslovne promjene povodom koje je sastavljena. Vjerodostojna je isprava ona koja potpuno i istinito odražava nastali poslovni događaj.
Vjerodostojnost poslovnog događaja dokazuje se evidencijom, poslovnom dokumentacijom i drugim ispravama iz kojih je vidljiv nastanak poslovnog događaja. Za utvrđivanje vjerodostojnosti računa potrebna je i druga dokumentacija kao što su otpremnica, deklaracija, dokument o prijevozu, dokument o zaprimanju robe i svu potrebnu dokumentaciju.
Sukladno odredbama članka 207. st.1. točke 26. OPZ-a, porezni prekršaj čini osoba koja na zahtjev poreznog tijela ne predoči poslovne knjige, evidencije, poslovnu dokumentaciju i druge isprave (čl. 71. St.1.) za što je propisana novčana kazna od 663,00 EUR do 66.361,00 EUR, dok je za odgovornu osobu u pravnoj osobi propisan novčana kazna od 266,00 EUR do 13.272,00 EUR. (Opći porezni zakon, Zakon o računovodstvu).
Kako dokazati da je neki poslovni događaj doista i nastao, odnosno da je usluga izvršena
U poslovnom svijetu pojavljuju se dokumenti koji nisu nužno knjigovodstvene isprave, ali su dio poslovnih događaja i dokazuju da je poslovni događaj nastao.
Izdavanjem takvih dokument i vođenja zakonom propisane evidencijue može se dokazati da je poslovni događaj nastao.
Poslovni događaj nastaje upitom, osobe ili tvrtke koja je zainteresirana za uspostavu poslovnih odnosa.
Tvrtka koja primi upit poslati će ponudu u kojoj će kupcu predočiti uvjete prodaje roba ili usluga. Po ponudi, ako ju kupac prihvati, šalje narudžbu.
Poslovni odnos može biti uspostavljen i na osnovi ugovora.
Ukoliko je isti sklopljen sklapanjem ugovora, poduzetnik će isporučiti robu ili usluge sukladno ugovoru, u tom slučaju narudžba nije potrebna.
Ponuda nije knjigovodstvena isprava.
Na osnovu ponude knjigovodstveni događaji ne mogu se evidentirati poslovni događaji u poslovnim knjigama. Ponuda mora sadržavati jasan opis predmeta ponude, rokove isporuke, jasne uvjete plaćanja i rok vaćenja ponude. U ispostavljenoj ponudi potrebno je iskazati i vrijednost usluge ili robe s obzirom na PDV (porez na dodanu vrijednost). Iskazivanje osnovice vrijednosti roba ili usluga i posebno obračunat PDV daje elemente računa, po kojemu bi izdavatelj računa imao obvezu plaćanja poreza na dodanu vrijednost, a primatelj računa (kupac) pravo na povrat i obvezu plaćanja izvršene usluge, sukladno valuti plaćanja iskazanoj na ponudi, i na računu.
Knjigovodstvena isprava nije vjerodostojna ukoliko uz istu ne priliježu svi zakonom propisani prilozi.
