Novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenih kod poslodavca

 

U „Narodnom novinama“ br. 55/24. objavljen je novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenih kod poslodavca, koji stupa na snagu 1. listopada 2024., a novost je da se njime poslodavcima nameću opsežnije obaveze vezane za vođenje evidencije o radnicima. Propuštanje vođenja evidencije o radnicima ili radnom vremenu prema Zakonu o radu predstavlja najteži prekršaj poslodavca, stoga je autor u članku ukratko analizirao te nove obaveze i na koga se one odnose.

Dana 1. listopada 2024. godine na snagu stupa novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenih kod poslodavca (dalje: Pravilnik). Nasljednik je to postojećeg, i još uvijek važećeg Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, koji je donesen na temelju čl. 5. Zakona o radu.

Za razliku od svojeg prethodnika, novi Pravilnik u čl. 2. propisuje da je poslodavac dužan voditi evidenciju o radnicima koji kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora o radu; o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa i evidenciju o radnom vremenu radnika.

Evidencije se vode pisano, u papirnatom ili u elektroničkom obliku. Velika je novost ta što sada poslodavci moraju voditi evidenciju i o radnicima (i njihovom radnom vremenu) koje su im, u smislu Zakona o radu, privremeno ustupili s njim povezana društva te o radnicima koje im je kao korisnicima ustupila agencija za privremeno zapošljavanje.

Evidencija o radnicima

Poslodavac je dužan u evidenciji o radnicima za svakog radnika voditi podatke o imenu i prezimenu, osobnom identifikacijskom broju, spolu, danu, mjesecu i godini rođenja; državljanstvu, prebivalištu/boravištu, dozvoli za boravak i rad ili potvrdi o prijavi rada, ako ih je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati, stručnom obrazovanju te ispitima i tečajevima koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenjima, licencama, certifikatima, datumu početka rada, nazivu radnog mjesta vrsti sklopljenog ugovora o radu, datumu prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike i datumu podnošenja prijave na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako ga poslodavac plaća te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu.

Načelno je pravilo da je poslodavac dužan voditi podatke od početka rada sve do prestanka radnog odnosa, međutim, danom prestanka radnog odnosa ne prestaje obveza zaštite, pohrane i čuvanja podataka, kao što ne prestaju niti obaveze čuvanja isprava i dokumenata o radnicima, od kojih svaka kategorija varira (pisani pregled podataka o radniku se čuva do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos; ugovor o radu šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, itd.).

Evidencija o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora ili drugih propisa

Osim evidencije o radnicima, poslodavac je dužan voditi i posebnu evidenciju podataka o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, a osobito o osobama koje su na stručnom osposobljavanju, studentima, redovitim učenicima, djeci i maloljetnicima koji rade kod poslodavca, osobama koje su na izdržavanju kazne rada za opće dobro.

Evidencija se kod takvih osoba provodi sukladno odredbama vođenja evidencije o radnicima, a isprave i dokumenti se čuvaju najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad tih osoba.

Radnici koje je ustupila agencija i povezano društvo

Novim pravilnikom su proširene i detaljizirane obaveze poslodavca vezane za radnike koje su ustupile agencije za privremeno zapošljavanje i povezano društvo. Dužan je tako voditi evidencije o takvim radnicima i evidencije o njihovom radnom vremenu. Svi podaci koji važe za radnike, izuzev vrste ugovora o radu (logično, zbog specifične prirode ugovora o ustupanju radnika) vode se i za ustupljene radnike.  

Poslodavac je dužan držati dokumente koji se tiču ustupa, pogotovo sporazum o ustupanju između poslodavca i povezanog poslodavca te pisanu suglasnost radnika, ugovor o ustupanju između agencije i korisnika te uputnicu kojom agencija za privremeno zapošljavanje upućuje radnika korisniku, uvjerenja o stručnoj osposobljenosti u skladu s obvezama na temelju propisa o zaštiti na radu i druge isprave, dokumente i akte vezane za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom te prava po osnovi ustupanja radnika.

Evidencija o radnom vremenu

Proširene su i obaveze vođenja evidencije o radnom vremenu u odnosu na trenutno važeći Pravilnik (Pravilnik koji je na snazi u trenutku pisanja ovog teksta). Sada, osim imena i prezimena, datuma, ukupnog dnevnog radnog vremena, sati terenskog rada, sati pripravnosti i vremena nenazočnost, mora bilježiti i početak i završetak rada, zastoj rada, a također su proširene kategorije nenazočnosti. Poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom (sati rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i sl.).

Evidencija o radnom vremenu radnika se vodi za obračunsko razdoblje koje je utvrđeno za isplatu plaće, točno i ažurno.

Obaveza evidencije postoji i za radnike s kojima ima sklopljen ugovor o radu na izdvojenom mjestu rada ili o radu na daljinu. Tu imamo iznimku evidentiranja radnog vremena, jer je navedeno dužan raditi radnik i dostavljati isto poslodavcu, pod pretpostavkom da je poslodavac za to zadužio radnika.

 Propuštanje vođenja evidencije o radnicima ili radnom vremenu prema Zakonu o radu predstavlja najteži prekršaj poslodavca, za kojeg su zapriječene novčane kazne od 8.090,00 EUR do 13.270,00 EUR za poslodavca pravnu osobu odnosno 920,00 EUR do 1.320,00 EUR poslodavca fizičku osobu i odgovornu osobu pravne osobe.