1. siječnja 2015. na snagu je stupio Zakon o računovodstvu (Narodne novine br. 78/15.), isti je izmijenjen i dopunjen Uredbom o izmjenama i dopunama Zakona o računovodstvu (Narodne novine br. 134/15.). (link)

Knjigovodstvenu ispravu propisuje čl. 8. Zakona o računovodstvu kao svaki interno ili eksterno sastavljen pisani dokument ili elektronički zapis o poslovnom događaju. To je osnova za unos podataka o poslovnom događaju u poslovne knjige. Knjigovodstvena isprava mora nedvojbeno i istinito sadržavati sve podatke o poslovnom događaju. Stavkom 3. iste odredbe propisan je njen sadržaj pa tako svaka knjigovodstvena isprava treba sadržavati:

1. naziv i broj,
2. opis sadržaja poslovnog događaja i identifikaciju sudionika poslovnog događaja koja sadržava njihov naziv ili ime i prezime te sjedište ili adresu, (NOVO!)
3. novčani iznos ili cijenu po mjernoj jedinici s obračunom ukupnog iznosa,
4. datum poslovnog događaja ako nije isti kao datum izdavanja,
5. datum izdavanja knjigovodstvene isprave.

Osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika ili osoba na koju je prenesena ovlast obvezna je svaku sastavljenu knjigovodstvenu ispravu pregledati, a po pregledu tu ispravu potpisati. Potpisom se na knjigovodstvenoj ispravi jamči da je ona vjerodostojna i uredna i da ima potreban sadržaj. Iznimno, račun koji služi kao knjigovodstvena isprava a izdan je od strane poduzetnika ne mora biti potpisan ako je sastavljen na način koji uređuju porezni propisi te sadržava ime i prezime osobe koja je odgovorna za njegovo izdavanje.

Zakon o računovodstvu daje određenje vjerodostojnosti knjigovodstvene isprave (pisane ili sastavljene kao elektronički zapis). Prema Zakonu o računovodstvu vjerodostojna je knjigovodstvena isprava, isprava čiji sadržaj samostalno ili povezan sa sadržajem drugih vjerodostojnih knjigovodstvenih isprava navedenih u toj ispravi (primjerice ugovor, dostavnica, otpremnica i sl.), točno, jasno i potpuno odražava činjenično stanje relevantno za određeni poslovni događaj koji ima za posljedicu knjigovodstvene promjene, te ako je potpisana od osobe koja jamči za njezinu vjerodostojnost.

Dakle, knjigovodstvena isprava, osim računa, mora biti potpisana od strane odgovorne osobe koju je odredio sam poduzetnik (odlukom, pravilnikom i sl.). Međutim, umjesto potpisa Zakon o računovodstvu čl. 9. st. 5. određuje: „potpisati odnosno odobriti na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet“.

Pa treba li svaka knjigovodstvena isprava biti uistinu potpisana ili je dovoljno da je odobrena na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet? Što zapravo znači: odobrena na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet?
Mišljenja smo da se knjigovodstvene isprave koje se sastavljaju kao „interne isprave“, kao isprave koje su sastavljene u obliku elektroničkog zapisa „unutar poslovno informacijskog sustava“ i koje ne napuštaju taj sustav ne moraju potpisati. To mogu biti primjerice, međuskladišnica za prijenos zalihe iz jednog skladišta u drugo skladište, primke i sl. isprave. U tom slučaju poslovno informacijski sustav treba biti takav da je vidljivo koja je osoba tu ispravu sastavila, odnosno odobrila.

Knjigovodstvene isprave koje „napuštaju poslovno informacijski sustav“, uobičajeno kao pisane isprave ili elektroničke isprave trebaju biti potpisane. To bi bile otpremnice, dostavnice uplatnice, isplatnice i sl.

Što je s računima?

Račun koji služi kao knjigovodstvena isprava, a izdan je od strane poduzetnika ne mora biti potpisan ako je sastavljen na način koji uređuju porezni propisi te sadržava ime i prezime osobe koja je odgovorna za njegovo izdavanje (čl. 9, st. 3. Zakona o računovodstvu).
Na računu treba biti vidljivo koja je osoba tu ispravu sastavila, odnosno odobrila (ime i prezime). Nema važećeg propisa koji bi propisivao da poduzetnik na račun mora staviti pečat.
Račun izdan bez pečata je valjan bez posebne napomene o tome.

Opći porezni zakon

Člankom 56. stavkom 2. Općeg poreznog zakona (Narodne novine br. 147/08. do 26/15.) propisano je da se bilježenje podataka u poslovne knjige mora temeljiti na urednim i vjerodostojnim knjigovodstvenim ispravama. Stavak 3. iste odredbe propisuje da se smatra da je isprava za knjiženje uredna kad se iz nje nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja i njezin materijalni sadržaj, što znači narav, vrijednost i vrijeme nastanka poslovne promjene povodom koje je sastavljena. Tom je odredbom jasno određeno da je vjerodostojna isprava ona isprava koja potpuno i istinito odražava nastali poslovni događaj. Dakle, Opći porezni zakon ne obvezuje na potpisivanje kao dokaz vjerodostojnosti (osim čl. 128., ali to je za druge svrhe).

Prema Općem poreznom zakonu ako se može dokazati da je nastala isporuka, račun za tu isporuku kao knjigovodstvena isprava ne treba biti potpisan.

Zakon i Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost

I ako Direktiva Vijeća 2006/112/EZ i Direktiva Vijeća 2008/8/EZ od 12. veljače 2008. o izmjeni Direktive 2006/112/EZ ne uvjetuju i ne spominju dokazivanje vjerodostojnosti, jer su možda poduzetnici u EU pošteni pa je vjerodostojnost npr. izdanog računa neupitna, Zakon o porezu na dodanu vrijednost čl. 80. pitanju vjerodostojnosti posvetio je tri stavka, a Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost u čl. 161. četiri stavka.

Prema čl. 80. Zakona o porezu na dodanu vrijednost vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa "može se ostvariti" (dakle može, ne mora) pomoću elek¬troničke razmjene podataka (EDI) ili naprednog elektroničkog potpisa ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga. Navedene odredbe se prvenstveno odnose na račune u elektroničkom obliku, propisuju kako se može ostvariti vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa, ali ujedno dopuštaju bilo koju metodu poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga.

Prema čl. 161. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost porezni obveznik treba osigurati da podaci iskazani na računu odražavaju stvarnu isporuku, dopušteno je birati način kako će to postići. Jednako kako je propisano Zakonom o porezu na dodanu vrijednost, prema Pravilniku o porezu na dodanu vrijednost porezni obveznik mora osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. To trebaju osigurati i porezni obveznik koji obavlja isporuku, ali i porezni obveznik koji prima isporuku.

Račun u elektroničkom obliku treba biti izdan, ali i zaprimljen u bilo kojem elektroničkom formatu. To se odnosi na račune kao strukturirane poruke (kao što je XML) ili druge vrste elektroničkih formata (kao što je elektronička pošta s dokumentom u PDF-u u prilogu ili faks primljen u elektroničkom formatu, a ne na papiru). Računi u elektroničkom obliku mogu biti poslani i primljeni u jednom formatu, a zatim konvertirani u neki drugi format… računi izrađeni na papiru, skenirani, poslani i zaprimljeni elektroničkom poštom mogu se smatrati računima u elektroničkom obliku, ako se osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost.

Neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili kao račun u elektroničkom obliku, potrebno je osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu. Kako to određuje Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost napredni elektronički potpis i EDI sami po sebi nisu dovoljna potvrda čitljivosti pa u svakom slučaju treba osigurati neku od metoda poslovne kontrole. Metoda poslovne kontrole nije izričito propisana, to kreiraju, provode i ažuriraju odgovorne osobe radi osiguranja financijskog, računovodstvenog i izvještavanja i postupanja u skladu sa zakonskim uvjetima. Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost kao primjer kontrole poslovanja daje uparivanje popratne dokumentacije sa samim računom. Nadalje čl. 161., st. 8. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost određuje da se račun smatra izdanim kada se račun učini dostupnim tako da ga kupac može primiti, te da se u slučaju računa u elektroničkom obliku račun prenosi izravno kupcu putem elektroničke pošte ili sigurne veze ili neizravno putem jednog ili više pružatelja usluga, ili je učinjen dostupnim i kupac mu može pristupiti preko web-portala ili na neki drugi način.

Primljen račun sa službene e-mail adrese dobavljača bio ili ne bio potpisan pomoću elektroničkog potpisa je vjerodostojan ako se može dokazati isporuka za koju je račun izdan. Treba razlikovati račun na papiru, račun u elektroničkom obliku i elektronički zapis te razmjenu istih.

Elektronička isprava je propisana Zakonom o elektroničkoj ispravi. Porezni propisi samo daju primjer kako osigurati dokazivost da je račun izdan za stvarnu isporuku i od stvarnog isporučitelja, tj. da je utemeljen na događaju i da predstavlja knjigovodstvenu ispravu.

Dakle, niti Zakon o porezu na dodanu vrijednost niti Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost ne uvjetuju da račun mora biti potpisan. Zakon i Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost nisu se mijenjali u tim odredbama, do sada nisu propisivali obvezu potpisivanja računa. To je propisivao čl. 6. starog Zakona o računovodstvu.

Kontrola knjigovodstvenih isprava

Poduzetnik je dužan odrediti odgovornu osobu za kontrolu vjerodostojnosti isprava. To se određuje internim aktom poduzetnika (odluka, pravilnik i sl.). Imenovana osoba (likvidator) prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige treba provjeriti ispravnost i potpunost knjigovodstvene isprave te istu potpisati odnosno odobriti na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet.

Čuvanje knjigovodstvenih isprava

Čuvanje knjigovodstvenih isprava propisuje članak 10. Zakona o računovodstvu, rokovi su ujednačeni s čl. 56. Općeg poreznog zakona, tj.:

1. isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno,
2. isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu – najmanje jedanaest godina,
3. isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige – najmanje jedanaest godina.

Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.

Dopušteno je čuvati knjigovodstvene isprave izvan područja Republike Hrvatske, ali samo u drugoj državi članici. U tom slučaju poduzetnik je u svakom trenutku odgovoran za knjigovodstvene isprave te mora tijelima nadležnim za nadzor na njihov zahtjev bez odgađanja omogućiti korištenje istih za potrebe nadzora.
Poduzetnik koji knjigovodstvene isprave pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup podacima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih knjigovodstvenih isprava.